Ein klug strukturiertes Projektmanagement legt die Basis für jeden Erfolg einer Werbe- und Marketingagentur! Von der Konzeption bis zur Fertigstellung – ist der Ablauf reibungslos, ist der Kunde glücklich. Aber wieviel Flexibilität und Anpassung braucht so ein dynamischer Prozess, in dem sich die Aufgaben kontinuierlich ändern? Lesen Sie im Interview mit Senior Account Executive Andrea Grössmann, auf welche Methoden sie setzt, damit Teamwork selbst über den Atlantik hinweg richtig gut funktioniert.
Wenn es in unserer Agentur darum geht, neue Projekte zu planen, zu koordinieren und zu optimieren, kommt Andrea Grössmann ins Spiel. Sie ist zwar nicht die einzige Projektmanagerin in unserer Agentur, aber diejenige, die am längsten dabei ist: Seit über 30 Jahren widmet sie sich mit Organisationstalent, Verantwortungsgefühl und Zuverlässigkeit dem Client- und Projektmanagement, um Projekte pünktlich, innerhalb des Budgets und gemäß den Erwartungen der Kunden sauber abzuwickeln. Sie hat Trends kommen und gehen sehen, Entwicklungen miterlebt und setzt ihre große Erfahrung ein, um Kundenbeziehungen über Jahre hinweg zu stärken.
Wegen der gestiegenen Komplexität der Projekte hat sich das Projektmanagement im Marketing zu einem agilen und kundenorientierten Ansatz weiterentwickelt. Projekte werden enger mit den strategischen Zielen eines Unternehmens verknüpft und nicht mehr isoliert, sondern als Teil einer umfassenderen Unternehmensstrategie gesehen. Das Erzielen von Ergebnissen ist wichtiger denn je. Wir setzen dabei auf kontinuierliches Feedback und die Fähigkeit, uns schnell an sich ändernde Anforderungen anzupassen. Dabei fokussieren wir auf noch engere Zusammenarbeit, intensivere Beratung, kontinuierliche Verbesserung und die konsequente Erfüllung der Aufgaben.
Beides spielt eine entscheidende Rolle, um Effizienz, Qualität und Transparenz in der Projektabwicklung zu steigern. Neue Technologien ermöglichen es unseren Teams, effektiver zusammenzuarbeiten, die Kommunikation zu optimieren und Projekte erfolgreich abzuschließen – unabhängig von den Standorten der Teammitglieder. Gleichzeitig setzen wir auf bewährte Methoden, die eine strukturierte Projektplanung und -durchführung gewährleisten. Dazu gehören die Untergliederung eines Projekts in Phasen, klare interne und externe Kommunikation, regelmäßige Projektupdates in Form von wöchentlichen Meetings sowie Lessons Learned, also das kontinuierliche Sammeln von Erfahrungen und Ableitung von Empfehlungen für zukünftige Projekte.
Mit agilen Projektmanagement-Tools reduzieren wir Fehler, verbessern die Qualität der Arbeit, weisen Aufgaben zu und überwachen Termine. Dadurch behalten wir den Überblick und können rasch Anpassungen vornehmen. Automatisierung unterstützt auch bei regelmäßigen Aufgaben wie Berichten, Zeitverfolgung und Dokumentenverwaltung, um unsere Zeit wirksamer zu nutzen. Auch die Zusammenarbeit profitiert: Mit Cloud-Lösungen haben wir jederzeit und von überall Zugriff auf Projektinformationen und -tools. Dadurch können wir unabhängig vom Standort nahtlos zusammenarbeiten, intern wie extern, und Daten und Dokumente teilen. In Kombination mit Echtzeit-Benachrichtigungen und Sofortkommunikation über Tools wie Microsoft Teams oder Zoom ist das in Zeiten zunehmender Remote-Teams ein starkes Plus.
Das hängt stark von Teambedarf und Projekttyp ab. Für Kommunikation, Datenfreigabe und gemeinsames Arbeiten setzen wir auf Asana und Slack. Mit übersichtlichen Dashboards und der Möglichkeit, Aufgaben zuzuweisen, eignet sich Asana auch gut für externe Projektarbeit. Kommentar-, Dateiuploads- und Benachrichtigungsfunktionen ermöglichen den reibungslosen Austausch, Zeitverfolgung und Kalenderintegration einen effizienten Fortschrittsüberblick. Für interne Echtzeitkommunikation, ob einzeln oder in Gruppen, und zum Teilen oder Kommentieren von Inhalten, ist bei uns Slack im Einsatz. Die Agentursoftware Teambox bietet neben vielen Konfigurationsmöglichkeiten eine einfache Zeiterfassung und Reporting, übersichtliche Finanzverwaltung sowie ein präzises Controlling, inklusive Adressmanagement und CRM-Funktionen. Apple Keynote nutzen wir für Präsentationen wegen seiner benutzerfreundlichen Oberfläche, vielfältigen Vorlagen und der Möglichkeit, individuelle Anpassungen wie Animationen und Grafiken für eine professionelle Darstellung vorzunehmen. Auch Geschwindigkeit und Performance begeistern uns.
Ja, definitiv. Als Projektmanager agieren wir vermehrt als Berater für unsere Kunden, insbesondere im B2B-Bereich, indem wir ihre Anforderungen genau verstehen und die effektivsten Lösungsansätze entwickeln. Künstliche Intelligenz (KI) spielt dabei besonders in Datenanalyse und digitalem Marketing eine große Rolle, da sie uns hilft, bessere Entscheidungen zu treffen, Risiken frühzeitig zu erkennen und Transparenz zu schaffen. Effizientes Ressourcenmanagement und Nachhaltigkeit gewinnen ebenfalls an Bedeutung, da Kunden zunehmend Umwelt- und soziale Auswirkungen berücksichtigen. Dies beeinflusst alle Phasen des Projektzyklus und ist auch bei Produktionen von hoher Relevanz.
Im Briefing legen wir Bedürfnisse und Ziele fest, definieren den Projektumfang und stellen das Team zusammen. Danach folgen Kostenermittlung, Angebotserstellung und die Freigabe des Kunden. Erst dann erstellen wir einen detaillierten Projektplan, der als Leitfaden für Aufgaben, Zeit, Ressourcen, Budget und Kommunikation dient. Während der Umsetzung koordinieren wir Ressourcen, überwachen den Projektfortschritt und lösen auftretende Probleme. Nach Abschluss eines Projekts erstellen wir die Schlussrechnung und führen eine Nachbereitung durch, um zu analysieren, was gut gelaufen ist und was verbessert werden kann. Dieses Feedback nutzen wir für zukünftige Projekte, um die Leistung der Agentur kontinuierlich zu verbessern.
