In der schnelllebigen und manchmal sehr hektischen Welt der Werbebranche ist es von entscheidender Bedeutung, unsere Kampagnen gut zu organisieren, um mögliche Fehler zu vermeiden und jederzeit den Überblick zu behalten. Ähnlich einem Yogi, der egal was rund um ihn geschieht in einer Pose sitzt und sich auf nichts sonst konzentriert, müssen auch wir inmitten des täglichen Trubels unsere Leichtigkeit und Beständigkeit bewahren.
Genau hier kommt unser Projektmanagement-Tool Asana ins Spiel. Asana, ist ein Wort aus der Yoga-Lehre und bezieht sich auf den Ort und die Pose, in der ein Yogi bei seinen Übungen sitzt. Unvorhergesehene Planänderungen oder Personalausfälle durch Krankenstände bewältigen wir ganz einfach durch gute Organisation. Das Geheimnis unseres Erfolgs? Unser personalisiertes Asana-Board, in dem wir alle Informationen rund um unsere Kampagnen sammeln und verwalten, hilft uns Übersicht und Struktur in unser Team zu bringen und dabei allen Stürmen des Werbebranchen-Alltags zu trotzen.
Unser Team ist in den letzten drei Jahren stetig gewachsen. Desto mehr Personen an unseren Onlinekampagnen mitarbeiten, desto wichtiger ist es, alle Informationen der Kampagnen an einem zentralen Ort zu sammeln. Unser Asana-Board bietet uns auf einen Blick eine schnelle Übersicht, über alle Onlinekampagnen, die sich bei uns im Team aktuell in irgendeiner Form in Bearbeitung befinden.
Egal, von wo aus unsere Teammitglieder arbeiten. Dank der zentralen Verwaltung unserer Kampagnen sind Abstimmungen, Feedbacks und Quality Checks in Echtzeit möglich. In unserem Asana-Board können wir Tasks und Fälligkeiten flexibel zuweisen und jeder hat darauf von überall Zugriff. Die transparente Arbeitsweise ermöglicht jedem von uns eine klare Übersicht darüber, wer für welche Aufgabe verantwortlich ist. Dadurch wird die Effektivität gesteigert und Engpässe oder Verzögerungen können frühzeitig erkannt und behoben werden.
Mit dem Asana-Board können wir unsere Kampagnenplanung visuell gestalten. Dank unterschiedlicher Status-Spalten sehen wir auf einen Blick in welcher Phase der Planung sich die jeweiligen Kampagnen befinden. Von „Angeboten“ über „In Planung“ bis hin zu „Pausiert“ oder „Abgeschlossen“ finden sich unterschiedlichste Stati in unserem Board. Das Herz des Asana-Boards ist dabei definitiv unsere „Live & Running“-Spalte, in der sich alle Kampagnen befinden, die aktuell online sind.
In unserem Asana-Board sind alle Informationen und Tasks gesammelt, die wir für die reibungslose Abwicklung der Kampagne benötigen. Informationen, die auf keinen Fall fehlen dürfen:
Wir sammeln im Asana-Board aber auch Dokumente, wie Angebote, Analysen oder wichtige E-Mails, die mit unseren Kunden geschrieben wurden. Außerdem dokumentieren wir darin unseren Optimierungs-Fortschritt, damit jeder im Team auf einen Blick sieht, was an der jeweiligen Kampagne verändert wurde.
Während wir das Board am Anfang nur zum Organisieren der Kampagnen verwendet haben, ist es mittlerweile auch zum zentralen Element unserer wöchentlichen Teammeetings geworden. Wir gehen jeden Montag das gesamte Board durch und besprechen den Status der einzelnen Kampagne. Auf diesem Weg weiß jeder immer optimal über die Kampagnen der anderen im Team Bescheid und wir können so, selbst wenn mal jemand ausfällt, eine konstant hohe Beratungsqualität für unsere Kunden garantieren.
Wer bisher gelesen hat, hat es vielleicht schon bemerkt: Ich bin absolut verliebt in unser Asana-Board, dessen Entwicklung uns doch ein wenig Zeit und Hirnschmalz gekostet hat, das unseren Arbeitsalltag aber so viel angenehmer macht! Ist unser Asana-Board perfekt? Ja auf jeden Fall. Wird es sich noch verändern? Definitiv. Die Anforderungen an uns selbst und an unsere Onlinekampagnen verändern sich stetig und deshalb ist auch unser Asana-Board kein starres Konstrukt. In unseren Teammeetings besprechen wir neben dem Status der Kampagnen auch mögliche Optimierungen unserer internen Organisation und damit entwickelt sich auch das Asana-Board ständig weiter. Ich bin schon gespannt, was es in einem Jahr alles abbilden können wird!
