Jedes Unternehmensevent, unabhängig vom Genre, hat ein Ziel: maximale Markenpräsenz. Doch was unterscheidet ein gewöhnliches Event von einem, das begeistert? In diesem Artikel verraten wir Ihnen unsere Top-Tipps für herausragende Events, die von sich reden machen – und zeigen anhand des ImmoDay 2024, wie wir selbst unter speziellen Herausforderungen ein Branchenevent für die Wirtschaftskammer Oberösterreich realisiert haben, von dem man gerne spricht.
Wenn Sie in Ihrem Unternehmen ein Event planen, wollen Sie damit beeindrucken, und zwar im besten Fall nachhaltig – eine komplexe Aufgabe mit jeder Menge Potenzial! Veranstaltungen tragen Ihre Botschaften direkt und persönlich an Ihre Zielgruppe heran, steigern Ihre Markenbekanntheit und ermöglichen unmittelbare Interaktionen. Damit das gut funktioniert, braucht jede Eventplanung ein durchdachtes Rundumkonzept und eine punktgenaue Umsetzung. Als Spezialisten im B2B-Eventmanagement wissen wir, wie Sie aus Ihrer Veranstaltung ein echtes Erlebnis machen. Folgen Sie diesen 5 Schritten, sie führen Sie zum Erfolg!
Der erste Schritt der Eventplanung beginnt lange vor dem eigentlichen Veranstaltungstag. Definieren Sie klar Ihre Ziele und klären Sie vorab wichtige Fragen:
· Was wollen Sie mit Ihrem Event erreichen? Welches Veranstaltungsformat passt am besten dazu? Möchten Sie neue Produkte vorstellen, bestehende Kundenbeziehungen stärken, Neukunden gewinnen, Ihr Markenprofil schärfen oder Networking-Möglichkeiten bieten?
· Wer ist die Zielgruppe? Sind es bestehende Kunden, potenzielle Neukunden, Partner oder Branchenexperten? Die Bedürfnisse, Interessen und Erwartungen der Teilnehmer beeinflussen entscheidend, wie das Event gestaltet wird – von der Wahl der Location über das Programm bis hin zur Kommunikation.
· Welchen Content bieten Sie an? Die Inhalte sind genau auf die Zielgruppe und die definierten Ziele abzustimmen. Dies umfasst die Auswahl von Rednern, die Gestaltung von Workshops, die Präsentation von Produkten oder die Art der Interaktionen. Gerade ein relevanter und ansprechender Content bietet Ihren Teilnehmern einen Mehrwert und macht Ihr Event wertvoll. Eine präzise Eventplanung umfasst verschiedene Organisationsphasen, vom Einladungsmanagement über die technische Umsetzung bis hin zur Nachbereitung. Gehen Sie strukturiert und vorausschauend vor und überlassen Sie nichts dem Zufall!
· Wann müssen welche Aufgaben abgeschlossen sein? Erstellen Sie einen klaren, realistischen Zeit- und Budgetplan, um alle Aufgaben festzuhalten, von der ersten Planung bis zur Nachbereitung. So können Sie alle Vorbereitungen rechtzeitig treffen und alle Beteiligten – vom Eventteam bis zu Technikern, Lieferanten und Dienstleistern – synchron arbeiten und ihre Aufgaben zeitgerecht erledigen.
Lassen Sie die strategische und kreative Gestaltung Ihres Events ruhig über den Standard hinausgehen! Ein spannendes, klug entwickeltes Eventdesign kommt gut an, wenn es emotional anspricht und inhaltlich wie visuell mitreißt, von der Location-Gestaltung über das Branding bis hin zu interaktiven Elementen, die Ihre Marke erlebbar machen. In unserer Agentur setzten wir deshalb auf eine enge Zusammenarbeit mit dem Kunden, um maßgeschneiderte Konzepte zu entwickeln, welche die Marke oder Botschaft des Unternehmens in eine lebendige, multisensorische Erfahrung übersetzen. Denn Eventdesign geht weit über das Ästhetische hinaus und bedient auch funktionale Komponenten. Oft werden unbewusst Rückschlüsse auf die Qualität einer Veranstaltung gezogen, die erheblich zum nachhaltigen Erfolg beitragen und sich langfristig positiv auf Ihr Unternehmen auswirken können. Erfahren Sie mehr zu dem Thema in unserem Podcast „Die Macht des Eventdesigns“. Im Eventdesign setzen wir auf zwei wesentliche Säulen:
Visuelle Elemente sind hocheffizient, um Ihre Zielgruppe zu erreichen und einzubinden. Ob LED-Beleuchtung, High-Tech-Elemente, Branding oder die Dekoration, die Veranstaltung muss nahtlos zur Marke passen und ansprechende Botschaften durch vielseitige Elemente vermitteln. Multimedia-Präsentationen und Videos, die durch stimmige Bild- und Tonsprache überzeugen, verstärken das Gesamtkonzept Ihres Events. Wichtig: Sprechen Sie dabei die Sprache Ihrer Zielgruppe!
Gutes Eventdesign erzählt immer eine Geschichte und transportiert eine Botschaft, oft begleitet von einem prägnanten Slogan. Dieses Thema sollte sich idealerweise wie ein roter Faden durch Ihre Eventplanung und die gesamte Veranstaltung ziehen – von der ersten Einladung über die Ankunft an der Location bis zur Nachberichterstattung. Eine konsistente narrative Erfahrung kann vielfältig zum Ausdruck kommen: Sowohl visuelle Elemente, aber auch Sounddesign, Catering und die Kommunikation wie die Gestaltung der Einladungen, die Inhalte der Event-Website oder die Botschaften in Social-Media-Kampagnen transportieren die Kernbotschaften des Events. Sie spiegeln sich auch im Moderationscoaching und in der Erstellung der Reden wider. Das Durchführen von Probeläufen bringt hier ein Plus an Sicherheit, damit die Inhalte professionell präsentiert werden.
Mit einer digitalen Bespielung Ihres Events, sei es durch Live-Streaming, Social-Media-Integration oder digitale Interaktionsmöglichkeiten, erweitern wir die Reichweite und schaffen zusätzliche Mehrwerte. Innovative Technologien wie Augmented Reality, Virtual Reality, interaktive Displays oder spezielle Event-Apps machen Ihr Event eindrucksvoll und dynamisch und sorgen für langanhaltende Begeisterung. Interaktive Stationen, gamifizierte Inhalte oder digitale Erlebnisse unterstützen Ihr Storytelling, überraschen und nehmen Teilnehmer auf eine packende Reise mit.
Unser Senior Organization Operator Roland Kaiblinger, der seit Jahren erfolgreich Events für unsere Kunden betreut und plant, weiß genau, wie man böse Überraschungen vermeidet. Von der detaillierten Risikoanalyse über klar definierte Budgets bis hin zu einer engen Kommunikation mit allen Beteiligten – dank seiner Erfahrung ist er darin versiert, potenzielle Probleme frühzeitig zu erkennen und zu minimieren. Dabei hat er wichtige Details wie die Infrastruktur immer im Blick, einschließlich der Registrierung vor Ort und Park- und Anreisemöglichkeiten, um eine hohe Teilnehmerzahl zu erreichen. Sein Tipp:
Nach dem Event ist vor dem Event: Die Nachbereitung und Auswertung der Veranstaltung sind ebenso wichtig wie die Eventplanung selbst. Durch gezielte Follow-ups wie Dankesschreiben in der Kommunikation, Erfolgsmessungen und die Analyse von Teilnehmerfeedback können Sie noch mehr aus Ihrem Event herausholen. Nachfassaktionen sind gute Gelegenheiten, um potenzielle neue Kooperationsmöglichkeiten und Geschäftspartner zu finden. Nutzen Sie zudem Ihre gewonnenen Erkenntnisse und Erfolge für zukünftige Marketing- und PR-Kampagnen, z. B. durch Fallstudien, Pressemitteilungen oder soziale Medien.
Der Branchentreff der Fachgruppe Immobilien- und Vermögenstreuhänder der Wirtschaftskammer Oberösterreich war dieses Jahr ein besonders anspruchsvolles Event. Unsere Senior Account Executive Alexandra Klinglmayr hat gemeinsam mit Roland das Event geplant und bringt die Konzeptidee auf den Punkt:
“Die Gäste sollten einen Einblick in das neue „Haus der Wirtschaft“ erhalten und das zukunftsweisende Raumkonzept der modernisierten Zentrale unseres Kunden kennenlernen. Die Tatsache, dass das Haus in der Planungsphase noch eine Baustelle war, stellte für unsere Eventplanung eine komplexe Aufgabe dar: Erstbesichtigungen vor Ort hatten nur begrenzte Aussagekraft und auch die Technik wurde am Veranstaltungstag erstmals in Betrieb genommen. Aber trotz Umbau und neuer Technik ist ein Gesamterlebnis gelungen, das beeindruckte und Berührungsängste gegenüber KI abbaute.“
Um Innovation und Networking erlebbar zu machen, haben wir Räume und Technik intensiv in die Eventplanung eingebunden und KI als zentralen Zukunftsschwerpunkt verankert. Das Event orientierte sich an der fortschrittlichen Ausrichtung unseres Kunden und modernen Technologien. Mit der Symbolik eines kleinen Häuschens stärkte das von uns kreierte Key-Visual das Event-Motto „Wir geben Oberösterreich eine Zukunft / ein Zuhause“. Die traditionellen Vorträge haben wir durch einen moderierten Couchtalk ersetzt, der lebendigen Austausch förderte und von unseren futuristische KI-Bildern zum Thema „Neues Wohnen“ auf einer hochauflösenden LED-Wall begleitet wurde.
Gleich zu Veranstaltungsbeginn haben wir die aktuell größte Leinwand ihrer Art in Österreich mit einem visuell und akustisch beeindruckenden Image-Video bespielt, das in knackigen Botschaften das Know-how der Branche vermittelte und als Icebreaker sofort für eine positive Atmosphäre im Saal sorgte. Insgesamt durften wir 17 Animations-Clips sowie ein Loop-Video produzieren, das außerhalb des Saals gezeigt wurde. Die Einbindung des neuen Raumkonzepts erfolgte durch Print Handouts, die Gäste einlud, fünf Stationen der Räumlichkeiten zu entdecken, die wir im Handout als Lageplan abgebildet und als Stationen inhaltlich kurz vorgestellt hatten.
Unterhaltungsfaktor bot darüber hinaus unsere interaktive Fotoaktion „ImmoDay KI-Power“, die das Thema KI leicht zugänglich machte: „Wir haben die Gäste fotografiert und mithilfe von KI zu Filmlegenden gemacht. Sie konnten aus fünf Prompts verschiedene Kino-Genres auswählen“, erklärt Alexandra. Während der Events sorgte ein von uns gestaltetes Info-Poster für breites Interesse – die interaktive Fotoaktion war ein voller Erfolg!
Hinterlassen Sie Eindruck und setzen Sie bei der Eventplanung auf ein sorgfältig geplantes Rundumkonzept, das Ihre präzisen Zielsetzungen, die richtigen Botschaften und ein strategisch angelegtes Design vereint. Nutzen Sie unsere 5 Tipps – und begeistern Sie mit kreativen Lösungen und moderner Technik! Wenn Sie dafür sorgen, dass jedes Details sitzt und Ihre Botschaften nachhaltig ankommen, wird Ihr Event ein Erfolg, bleibt im Gedächtnis und bietet echten Mehrwert.
